当印刷系统成为企业三大浪费黑洞之一

印刷系统成为企业三大浪费黑洞之一

印刷系统、电信设备、邮务系统成为企业的三大财务黑洞，专家为此献“绝招”。

打印机旁，纸张四处散落，哪一张是有用的资料，哪一张是应该丢掉的废纸，企业内部的人都分得清楚吗？公司的邮件箱放送油阀回油管有“噗”、“噗”消息着一大叠公务信件，里面可能夹了几封私人信函，如果没有注明，很可能就是全部用限时专送寄出……“浪费了20%！”专门研究企业成本控制的毅业集团董事总经理杰兹(StanleyZets牍说，大部分企业，经过成本控制检测后，会发现约有20%的花费都是浪费。省钱绝招一：和“老伙伴”重新议价多数人都会犯的错误有哪些？以杰兹的经验看来，大部分公司最常浪费钱的地方在印刷系统、电信设备以及邮务系统，分别约浪费掉30%—40%、25%—35%、15%—25%。

以印刷系统来说，公司常常需要影印一些演示文稿资料，或是对外发行的说明书、小美的推出的抗菌防霉空调(来源：美的官)册子等，然而负责每个计划的同事们，常常各自把资料送去印刷厂影印，再拿收据回来报账，或是自己用办公室的复印机影印了事。这时候，只要比对同事们拿回来的收据，就可以发现一个有趣的现象，有些人买贵了。而有一些资料，其实送印刷厂大量印制可能更便宜，而且品质更好。

杰兹说，如果公司有长期、固定合作的印刷厂，只要试着和合作厂商小小抱怨一下，如果不能降价10%—20%就要考虑换合作厂商，通常还真能得到降价的待遇。以出口卫浴用品的台湾魏斯蒙公司为除1系列业界领先的低全球变暖潜值氢氟烯烃的开发例，财务部经理张文蠧表示，运费是出口商很大笔的支出费用之约占全车PP用量的1半一，每年要花掉100万美元左右。检查财务报表时，张文蠧注意到运费偏高的事实，于是先和旧有的合作厂商议价，如果无法降价则采取换新厂商的策略。之后，有些旧伙伴愿意给折扣而留下来，也有一些被换掉，而重新得到的价格降低了近20%，省下20万美元的运费。

省钱绝招二：集中采购，拿到最低价集中采购是消除浪费黑洞最有效的措施。“大家都在买，价格就会很混乱。”以毅业集团接触的企业为例，常常一进公司就发现，名义上公司是3个人负责采购，结果实际上有十几个人在买东西，根本无法获得最好的价钱。如果采取集中采购措施，不仅可以得到大宗采购的便宜价格，还可以让同事们感觉到这是一种公司福利。

台湾开立工程公司的经验值得借鉴。以前，开立公司是由总务处为大家采买文具，与公司附近的文具行议价，价低者得标。开立公司财务处协理詹德仁说：“本来我已经觉得买得很便宜了，没想到原来还有拿到更低价的办法！”

后来，他们跳过经销商找到中盘商，放弃了价格较高的知名厂牌，重新寻找品质相当、具有降价空间的本地厂商，并且将各种文具的价格直接定下来。开立公司内部的调整则是，采取一周一次的采购方式，累积了整个礼拜的订单量后，直接向中盘商叫货。詹德仁表示，672个办公室，光是文具就省下10%的费用。

省钱绝招三：下决心由专人减少浪费许多公司在财务吃紧时，会先考虑以裁员应对，杰兹并不赞成这种做法，裁员虽然很容易省下钱来，但是会让员工对公司的信心动摇，而且每一个员工的培养，其实都是一大笔教育费用，裁员也使这些教育费用全部浪费掉。

当然，控制成本绝对是一件刻不容缓的事情。

杰兹说，问大部分人“公司有没有浪费钱”时，大部分人都会说“有”。“浪费的情形需要改变吗？”也有很多人会说“很需要”。但是只要再问“接下来该谁负责”，大家都会说：“Nobody（没有人)！”杰兹耸耸肩：“大部分的浪费就这样日复一日，没人下决心改变。最后，公司还是一直在浪费。”

信息来源：华夏时报